Anmelde- und Teilnahmebedingungen

1. Abschluss des Pauschalreisevertrages
Mit der Anmeldung wird dem Ev-luth. Kirchenkreisjugenddienst Celle/ Ev.-luth. Kirchenkreis Celle als Veranstalter der Ferienfreizeit vom Anmeldenden der Abschluss eines Pauschalreisevertrags aufgrund der in der Ausschreibung genannten Leistungsbeschreibungen und Preise unter Einbeziehung dieser Anmelde- und Teilnahmebedingungen verbindlich angeboten, der Anmeldende ist an sein Angebot für die Dauer von 14 Tagen ab dessen Eingang beim Veranstalter gebunden.

Die Anmeldung erfolgt schriftlich auf dem vom Veranstalter hierfür vorgesehenen Formular; Anmeldungen per Telefon. Bei Minderjährigen ist sie von einem Personensorgeberechtigten zu unterschreiben. Mit dem Eingang einer Teilnahmebestätigung des Veranstalters beim Anmeldenden kommt der Pauschalreisevertrag zustande. Sollte die Ferienfreizeit bereits voll belegt sein oder der Teilnahme sonstige Gründe entgegenstehen, wird der Anmeldende umgehend benachrichtigt.

2. Bezahlung
Eine Anzahlung in Höhe von 20% des Reisepreises pro angemeldeter Teilnehmerin/ angemeldetem Teilnehmer ist bis spätestens eine Woche nach Erhalt der Teilnahmebestätigung des Veranstalters sowie des Sicherungsscheins fällig. Der restliche Reisepreis ist, sofern in der Ausschreibung nichts Abweichendes vermerkt ist, spätestens drei Wochen vor Beginn der Ferienfreizeit fällig, in keinem Fall aber vor Ablauf der jeweiligen Frist nach Ziffer 8 f dieser Bedingungen. Bei Buchungen nach Ablauf der für die jeweilige Ferienfreizeit geltenden Frist nach Ziffer 8 f ist der gesamte Reisepreis sofort zur Zahlung fällig.

Zahlungen sind an den Ev-luth. Kirchenkreisjugenddienst Celle/ Ev.-luth. Kirchenkreis Celle zu leisten. Die Kontodaten werden mit der Teilnahmebestätigung, die als Zahlungsaufforderung / Rechnung gilt, bekanntgegeben. Der Veranstalter bittet, beim Verwendungszweck der Zahlung unbedingt die in der Ausschreibung angegebene Freizeitnummer und den Namen des/der Teilnehmenden anzugeben. Barzahlungen werden vom Veranstalter nicht entgegengenommen.

3. Vertragliche Leistungen
Der Umfang der vereinbarten Leistungen sowie der beidseitigen Rechte und Pflichten ergibt sich aus der Leistungsbeschreibung in der Ausschreibung, den evtl. ergänzenden Angaben auf der Homepage des Veranstalters, den Angaben in der Fahrtanmeldung, der Teilnahmebestätigung sowie dieser Anmelde- und Teilnahmebedingungen.

4. Aufsichtspflicht/ Mitwirkungspflicht des Reisenden
Dem Veranstalter bzw. den Leitenden und Betreuenden der Ferienfreizeit obliegt im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen die Aufsichtspflicht über die minderjährigen Teilnehmenden. Dem Anmeldenden ist bekannt, dass hierfür möglichst schon vorab eine genaue Kenntnis etwaiger besonderer Umstände (z.B. Krankheiten, Notwendigkeit einer Medikamenteneinnahme, spezielle Nahrungsbedürfnisse, Schwimmfähigkeiten etc.) der Teilnehmenden erforderlich ist; er verpflichtet sich daher, dem Veranstalter diese Informationen auf dem vom Veranstalter hierfür vorgesehenen Formular mitzuteilen. Der Veranstalter behält sich vor, vom Pauschalreisevertrag zurückzutreten, wenn der Anmeldende dieses Formular ungeachtet einer Nachfrist nicht vollständig ausgefüllt bei ihm einreicht.

5. Leistungs- und Preisänderungen
Der Veranstalter kann nach Vertragsabschluss Änderungen und Abweichungen von einzelnen Leistungen oder Pflichten vornehmen, wenn diese nicht erheblich sind, den Gesamtzuschnitt der Ferienfreizeit nicht beeinträchtigen oder sonst für den/die Teilnehmende/n zumutbar sind.

Der Veranstalter behält sich Erhöhungen des ausgeschriebenen oder vereinbarten Reisepreises vor, wenn sich die die Erhöhung des Reisepreises unmittelbar ergibt aus einer nach Vertragsschluss erfolgten
a) Erhöhung des Preises für die Beförderung von Personen aufgrund höherer Kosten für Treibstoff oder andere Energieträger,
b) Erhöhung der Steuern und sonstigen Abgaben für vereinbarte Reiseleistungen, wie Touristenabgaben, Hafen- oder Flughafengebühren, oder
c) Änderung der für die betreffende Pauschalreise geltenden Wechselkurse.

Der Reisepreis wird in diesen Fällen in dem Umfang erhöht, wie sich die Erhöhung der vorgenannten Preise und Preisfaktoren pro Person auf den Reisepreis auswirkt. Konkret erfolgt die Berechnung der Erhöhung wie folgt:

* Der besseren Lesbarkeit halber wird im folgenden Text einheitlich nur der Begriff der Ferienfreizeit verwendet.

a) Bei einer pro Reiseteilnehmer bezogenen Erhöhung kann der Veranstalter vom Reisenden den jeweiligen Erhöhungsbetrag verlangen.
b) In weiteren Fällen werden die vom Beförderungsunternehmen pro Beförderungsmittel geforderten, zusätzlichen Beförderungskosten durch die Anzahl der Sitzplätze des vereinbarten Beförderungsmittels geteilt. Den sich so ergebenden Erhöhungsbetrag für den Einzelplatz kann der Veranstalter vom Reisenden verlangen.
c) Werden die bei Abschluss des Reisevertrages bestehenden Abgaben wie Hafen- oder Flughafengebühren gegenüber dem Veranstalter erhöht, so kann der Reisepreis um den entsprechenden, anteiligen Betrag heraufgesetzt werden.
d) Bei einer Änderung der Wechselkurse nach Abschluss des Reisevertrages kann der Reisepreis in dem Umfange erhöht werden, in dem sich die Reise hierdurch für den Veranstalter verteuert hat. Der Veranstalter teilt dem Anmeldenden den Wechselkurs, der in die Kalkulation eingeflossen ist, schriftlich mit.

Im Falle der Änderung einer wesentlichen Reiseleistung oder einer Erhöhung des Reisepreises hat der Veranstalter den Anmeldenden unverzüglich, spätestens jedoch 20 Tage vor Fahrtantritt, davon in Kenntnis zu setzen; spätere Änderungen sind nicht zulässig.

Bei einer wesentlichen Änderung der Reiseleistungen oder einer Erhöhung des Reisepreises von mindestens 8% ist der Reisende berechtigt, unentgeltlich vom Pauschalreisevertrag zurückzutreten oder die Teilnahme an einer mindestens gleichwertigen Ferienfreizeit zu verlangen, wenn der Veranstalter in der Lage ist, ihm eine solche aus seinem Angebot ohne Mehrpreis anzubieten. Er hat dieses Recht unverzüglich nach der Erklärung des Veranstalters diesem gegenüber geltend zu machen.

Ebenfalls kann der Anmeldende eine Senkung des Reisepreises verlangen, wenn und soweit Änderungen der vorgenannten Kosten, Steuern, Abgaben oder Wechselkurse zu niedrigeren Kosten für den Veranstalter führen. Hat der Anmeldende mehr als den hiernach geschuldeten Betrag bezahlt, ist der Mehrbetrag vom Veranstalter zu erstatten. Entstandene Verwaltungsausgaben können vom Erstattungsbetrag abgezogen werden; diese sind vom Veranstalter auf Verlangen nachzuweisen.

Leistungs- und Preisänderungen sind dem Anmeldenden auf einem dauerhaften Datenträger klar und verständlich mitzuteilen.

6. Teilnahme eines Ersatzreisenden
Der/die Teilnehmende kann sich bis zum Beginn der Ferienfreizeit durch eine/n Dritte/n ersetzen lassen, sofern diese/r den in der Ausschreibung angegebenen oder durch die Anmeldung geschaffenen besonderen Fahrterfordernissen genügt und ihrer/seiner Teilnahme keine gesetzlichen Vorschriften oder behördlichen Anordnungen entgegenstehen. In diesem Fall wird lediglich eine Bearbeitungsgebühr von EUR 20,00 berechnet. Sollten die anfallenden Kosten, die dem Veranstalter durch die Umbuchung auf die Ersatzperson entstehen, höher ausfallen, etwa weil bei einem Leistungsträger nur eine Stornierung und Neubuchung möglich ist, werden diese entsprechend in Rechnung gestellt.

7. Rücktritt des Anmeldenden vor Reisebeginn
Der Anmeldende kann jederzeit vor Beginn der Ferienfreizeit vom Pauschalreisevertrag zurücktreten, der Rücktritt ist schriftlich zu erklären. Maßgeblich ist der Zugang der Rücktrittserklärung beim Veranstalter. Bei Minderjährigen muss der Rücktritt von einer/einem Personensorgeberechtigten erklärt werden. Die bloße Nichtzahlung des Reisepreises ist keine Rücktrittserklärung.

Tritt der Anmeldende vom Pauschalreisevertrag zurück oder tritt der/die Teilnehmende die Ferienfreizeit nicht an, so kann der Veranstalter einen angemessenen pauschalen Ersatz für seine getroffenen Vorkehrungen und Aufwendungen unter Berücksichtigung einer anderweitigen Verwendung der Reiseleistung verlangen. Dieser beträgt bei einem Rücktritt:

a) bei Gruppen-Busreisen (Reisebus oder Kleinbus/Bulli)

bis 31 Tage vor Fahrtbeginn: 5 % des Reisepreises
bis 21 Tage vor Fahrtbeginn: 30 % des Reisepreises
bis 14 Tage vor Fahrtbeginn: 50 % des Reisepreises
bis 7 Tage vor Fahrtbeginn: 65 % des Reisepreises
ab 7 Tage bis zum Fahrtbeginn: 80 % des Reisepreises
und bei Nichtantritt zur Fahrt: 90 % des Reisepreises.

b) bei Gruppen-Flugreisen und Gruppen-Zugreisen

bis 31 Tage vor Fahrtbeginn: 20 % des Reisepreises
bis 21 Tage vor Fahrtbeginn: 35 % des Reisepreises
bis 14 Tage vor Fahrtbeginn: 50 % des Reisepreises
bis 7 Tage vor Fahrtbeginn: 65 % des Reisepreises
ab 7 Tage bis zum Fahrtbeginn: 80 % des Reisepreises
und bei Nichtantritt zur Fahrt: 90 % des Reisepreises.

c) bei Reisen mit eigener Anreise und sonstige Reisen

bis 31 Tage vor Fahrtbeginn: 5 % des Reisepreises
bis 21 Tage vor Fahrtbeginn: 20 % des Reisepreises
bis 14 Tage vor Fahrtbeginn: 40 % des Reisepreises
bis 7 Tage vor Fahrtbeginn: 50 % des Reisepreises
ab 7 Tage bis zum Fahrtbeginn: 60 % des Reisepreises
und bei Nichtantritt zur Fahrt: 90 % des Reisepreises.

Der/dem Anmeldenden wie auch dem Veranstalter bleibt der Nachweis unbenommen, dass dem Veranstalter überhaupt kein Schaden entstanden ist oder der tatsächliche Schaden geringer oder höher ist als die pauschale Entschädigung. Der Veranstalter ist auf Verlangen der/des Anmeldenden bzw. der/des Teilnehmenden verpflichtet, die Höhe der Entschädigung zu begründen.

Der/dem Teilnehmenden ist bewusst, dass im Falle bezuschusster Ferienfreizeiten, bei denen die Reisekosten vom Reisepreis allein nicht gedeckt werden, der beim Veranstalter im Rücktrittsfall verbleibende Schaden höher sein kann als der vom Anmeldenden bezahlte Reisepreis.

8. Rücktritt des Veranstalters vor Reisebeginn
Der Veranstalter kann vom Pauschalreisevertrag zurücktreten
a) wenn die/der Anmeldende die Teilnehmendeninformationen ungeachtet der ihr/ihm hierfür gesetzten Frist und einer schriftlichen Nachfrist von mindestens einer Woche nicht beim Veranstalter einreicht.
b) bis eine Woche nach Erhalt der Teilnehmendeninformationen, wenn für ihn erkennbar ist, dass – etwa aus medizinischen, gesundheitlichen, pädagogischen oder aus Gründen der Aufsichtsführung – die Teilnahme der angemeldeten Person mit einem nicht vertretbaren Risiko für die/den betreffende/n Teilnehmende/n, die anderen Teilnehmenden oder den Veranstalter verbunden ist.
c) wenn der/die Teilnehmende ohne ausreichende Entschuldigung nicht an dem/den vom Veranstalter mitgeteilten Vorbereitungstag/en teilnimmt.
d) wenn die/der Anmeldende oder der/die Teilnehmende seine vertraglichen Pflichten nicht einhält, insbesondere der Reisepreis nicht fristgerecht (Anzahlung und Restzahlung) bezahlt wird;
e) beim Bekanntwerden für die Aufsichtsführung oder die Durchführung der Ferienfahrt wesentlicher persönlicher Umstände des/der Teilnehmenden nach Abschluss des Pauschalreisevertrages, wenn durch diese eine geordnete oder sichere Durchführung der Ferienfreizeit für den/die Teilnehmende oder die anderen Teilnehmenden nicht gewährleistet ist.
f) bis zu
- 20 Tage vor Reisebeginn bei einer Reisedauer von mehr als sechs Tagen
- 7 Tagen vor Reisebeginn bei einer Reisedauer von mindestens zwei und höchstens sechs Tagen
- 48 Stunden vor Reisebeginn bei einer Reisedauer von weniger als zwei Tagen
wenn die in der Ausschreibung genannte Mindestteilnehmendenzahl für die betreffende Ferienfreizeit nicht erreicht wird.
Der/die Anmeldende ist dann berechtigt, die Teilnahme an einer mindestens gleichwertigen Ferienfreizeit zu verlangen, wenn der Veranstalter in der Lage ist, ihr/ihm eine solche aus seinem Angebot ohne Mehrpreis anzubieten.
In allen anderen Fällen wird der etwa schon geleistete Reisepreis in voller Höhe zurückerstattet, weitere Ansprüche der/des Anmeldenden sind ausgeschlossen.

9. Rücktritt im Falle unvermeidbarer, außergewöhnlicher Umstände
Wird die Durchführung der Ferienfreizeit infolge bei Vertragsabschluss nicht vorhersehbarer, unvermeidbarer, außergewöhnlicher Umstände (z.B. Krieg, innere Unruhen, Streiks, Naturkatastrophen, hoheitliche Anordnungen, Epidemien, Pandemien, Ausbruch von Krankheiten etc.) wesentlich erschwert, gefährdet oder beeinträchtigt, so sind beide Seiten zur Kündigung des Reisevertrages berechtigt. In diesem Fall kann der Veranstalter, für die bereits erbrachten oder zur Beendigung der Ferienfreizeit noch zu erbringenden Leistungen eine Entschädigung verlangen. Der Veranstalter ist verpflichtet, die infolge der Aufhebung des Vertrags notwendigen Maßnahmen zu treffen, insbesondere, falls der Vertrag die Rückbeförderung umfasste, den/die Teilnehmende zurückzubefördern. Die Mehrkosten für die Rückbeförderung tragen der Veranstalter und die/der Anmeldende je zur Hälfte. Im Übrigen fallen die Mehrkosten der/dem Anmeldenden zur Last.
Corona-Klausel
Der Veranstalter bzw. die Leitenden der Ferienfreizeit als dessen bevollmächtigte Vertreter*innen können vom geschlossenen Pauschalreisevertrag ohne Einhaltung einer Frist auch unmittelbar vor Reiseantritt zurücktreten, wenn zu diesem Zeitpunkt der begründete Verdacht einer akuten Erkrankung in Bezug auf ein Pandemiegeschehen besteht, welcher nicht durch das negative Testergebnis eines maximal 24 Stunden alten Antigen-Schnelltests oder eines PCR-Tests (kein Selbsttest!) ausgeschlossen werden kann.
Sollten dem Veranstalter durch Folgemaßnahmen einer wissentlich verschwiegenen Erkrankung in Bezug auf ein Pandemiegeschehen seitens des Anmeldenden oder der/des Teilnehmenden Kosten entstehen, behält sich der Veranstalter vor, die entstanden Kosten entsprechend in Rechnung zu stellen.

10. Kündigung des Veranstalters
Der Veranstalter bzw. die Leitenden der Ferienfreizeit als dessen bevollmächtigte Vertreter/innen können den Pauschalreisevertrag ohne Einhaltung einer Frist kündigen, wenn der/die Teilnehmende die Durchführung der Ferienfreizeit ungeachtet einer, mit Ausnahme besonders gravierender Fälle, vorherigen Abmahnung der Freizeitleitung so nachhaltig stört, dass der Veranstalter seine Aufsichtspflicht gegenüber den Teilnehmenden der Ferienfreizeit oder die weitere schadensfreie Durchführung der Ferienfreizeit nicht mehr gewährleisten kann oder wenn sich der/die Teilnehmende ungeachtet einer Abmahnung der Freizeitleitung sonst in einem Maße vertragswidrig verhält, dass die sofortige Kündigung des Pauschalreisevertrages gerechtfertigt ist.

Die Kosten für die vorzeitige Rückbeförderung des/der Teilnehmenden nach einer Kündigung sowie weitere damit im Zusammenhang anfallende Kosten werden der/dem Anmeldenden bzw. der/dem Personensorgeberechtigten in Rechnung gestellt. In diesem Fall behält der Veranstalter den Anspruch auf den vollen Reisepreis; er muss sich jedoch den Wert der ersparten Aufwendungen anrechnen lassen, die er aus einer Erstattung oder einer anderweitigen Verwendung der nicht in Anspruch genommenen Leistungen erlangt.

11. Versicherungen
Der Veranstalter hat für die Teilnehmenden während der Dauer der Ferienfreizeit eine Unfall- und eine Haftpflichtversicherung abgeschlossen. Letztere tritt jedoch nur bei Schäden gegenüber Dritten ein, nicht bei Schäden, die sich die Teilnehmenden untereinander zufügen und gilt nur subsidiär zu anderen bestehenden Versicherungen. Kein Versicherungsschutz besteht bei Ansprüchen aus dem Verlust oder Abhandenkommen von Sachen aller Art. Der Veranstalter empfiehlt ggf. den Abschluss eigener zusätzlicher Versicherungen (Reiserücktrittkosten, Reisegepäck, Haftpflicht, Auslandskrankenschutz etc.), um die mit der Anmeldung/Teilnahme an der Ferienfreizeit verbundenen Risiken zu mindern.

12. Pass- und Visavorschriften
Der Veranstalter verpflichtet sich, deutsche Staatsangehörige oder Staatsangehörige des Staates, in dem die Ferienfreizeit angeboten wird, bei Auslandsreisen über geltende Pass- und Visavorschriften zu informieren, für Angehörige anderer Staaten erteilt das zuständige Konsulat Auskunft. Für die Erfüllung behördlicher Auflagen, Zoll- und Gesundheitsvorschriften sowie die Beschaffung der notwendigen Reisedokumente ist, sofern dies der Veranstalter nicht ausdrücklich übernommen hat, die/der Anmeldende selbst verantwortlich. Der Veranstalter haftet nicht für unvorhersehbare Verzögerungen der diplomatischen Vertretungen bei der Ausstellung von Reisedokumenten und beim Zugang, sofern ihn nicht ein eigenes Verschulden trifft.

13. Haftung des Veranstalters
Die vertragliche Haftung des Veranstalters für Schäden der/des Teilnehmenden, die nicht Körperschäden sind, ist der Höhe nach beschränkt auf den dreifachen Reisepreises, soweit ein solcher Schaden vom Veranstalter nicht schuldhaft herbeigeführt wird oder soweit der Veranstalter für einen Schaden allein wegen eines Verschuldens eines Leistungsträgers verantwortlich ist. Bei Schäden durch unvermeidbare, außergewöhnliche Umstände, durch vorwerfbar fehlerhafte Angaben in der Fahrtanmeldung oder infolge von vorwerfbaren Verstößen des/der Teilnehmenden gegen Anordnungen der Freizeitleitung, übernimmt der Veranstalter keinerlei Haftung. Er haftet auch nicht für Schäden, Krankheit, Unfall oder Verlust von Gegenständen, die durch fahrlässiges Verhalten der/des Teilnehmenden verursacht werden.
Der Veranstalter haftet ferner nicht für Leistungsstörungen, Personen-, Sach- oder Vermögensschäden im Zusammenhang mit Leistungen, die als Fremdleistungen lediglich vermittelt werden und die in der Leistungsbeschreibung ausdrücklich als Fremdleistungen gekennzeichnet sind.

14. Pflichten der/des Anmeldenden und der/des Teilnehmenden
Bei auftretenden Schwierigkeiten ist jede/jeder Teilnehmende verpflichtet, alles Zumutbare zu tun, um zu deren Behebung beizutragen und evtl. Schäden für alle Beteiligten so gering wie möglich zu halten.
Sie/er ist verpflichtet, Beanstandungen unverzüglich der örtlichen Leitung der Ferienfreizeit oder dem Veranstalter mitzuteilen und dieser eine angemessene Frist zur Abhilfe zu setzen, wenn nicht die Abhilfe unmöglich ist oder von der Leitung der Ferienfreizeit oder vom Veranstalter ernsthaft verweigert wird oder wenn die sofortige Kündigung des Pauschalreisevertrags durch ein besonderes Interesse der/des Teilnehmenden gerechtfertigt wird. Kommt eine/ein Teilnehmende/r dieser Verpflichtung schuldhaft nicht nach, so stehen ihr/ihm oder der/dem Anmeldenden Ansprüche insoweit nicht zu.
Die Leitung der Ferienfreizeit ist beauftragt und verpflichtet, für Abhilfe zu sorgen, soweit dies möglich und zumutbar ist. Ansprüche der/des Anmeldenden wegen Reisemängeln nach den §§ 651 i bis j des Bürgerlichen Gesetzbuches verjähren nach Ablauf von zwei Jahren ab dem vertraglich vorgesehenen Ende der Ferienfreizeit.

15. Flugbeförderung
Der Veranstalter ist gemäß der Verordnung (EG) 2111/2005 vom 14.12.2005 verpflichtet, dem Anmeldenden bei Buchung über die Identität der/des ausführenden Luftfahrtunternehmen(s) zu unterrichten. Steht ein ausführendes Luftfahrtunternehmen bei Buchung noch nicht fest, ist der Anmeldende insoweit zunächst über die Identität der/des wahrscheinlich ausführenden Luftfahrtunternehmen(s) zu unterrichten. Sobald die Identität endgültig feststeht, wird der Anmeldende entsprechend unterrichtet. Im Falle eines Wechsels des ausführenden Luftfahrtunternehmens nach Buchung ist der Anmeldende über den Wechsel so rasch wie möglich zu unterrichten. Die Liste von Luftfahrtunternehmen, die in der EU einer Betriebsuntersagung unterliegen („gemeinschaftliche Liste“), findet sich unter www.lba.de.

16. Datenschutz
Der Veranstalter versichert die vertrauliche Behandlung der Daten der/des Anmeldenden und der/des Teilnehmenden gemäß den gesetzlichen Bestimmungen sowie die Löschung der Daten, sofern diese nicht mehr für die Abwicklung der Ferienfreizeit erforderlich sind. Er erteilt der/dem Anmeldenden auf Anfrage Auskunft, welche ihrer/seiner Daten bei ihm gespeichert sind. Die Verwendung von Daten zu Werbezwecke oder die Weitergabe von Daten an Dritte ohne Einwilligung der/des Anmeldenden ist ausgeschlossen außer an Unternehmen und Personen, die mit der Erbringung von Leistungen im Rahmen der Ferienfreizeit beauftragt sind.

17. Schlussbestimmungen
Die Unwirksamkeit einzelner Bestimmungen des Pauschalreisevertrags oder dieser Anmelde- und Teilnahmebedingungen hat nicht die Unwirksamkeit des ganzen Vertrages zur Folge.
Die Rechtsbeziehungen zwischen den Vertragsparteien richten sich ausschließlich nach deutschem Recht. Gerichtsstand des Ev-luth. Kirchenkreisjugenddienst Celle/ Ev.-luth. Kirchenkreis Celle ist Celle.

AGB’s Website Englisch

1. Conclusion of the Package Tour Contract

Upon registration, the Evangelical Lutheran Celle Church District Youth Service / Evangelical Lutheran Church District of Celle, as the organizer of the vacation camp, is bound by a binding offer to conclude a package tour contract based on the service descriptions and prices specified in the program announcement, including these terms and conditions of registration and participation; the registrant is bound by this offer for a period of 14 days from the date of its receipt by the organizer.

Registration must be submitted in writing using the form provided by the organizer for this purpose; registrations by telephone are not accepted. For minors, the registration must be signed by a legal guardian. The package tour contract is concluded upon the registrant’s receipt of a confirmation of participation from the organizer. Should the summer camp already be fully booked or should other reasons prevent participation, the registrant will be notified immediately.

2. Payment

A deposit equal to 20% of the trip price per registered participant is due no later than one week after receipt of the organizer’s confirmation of participation and the guarantee certificate. Unless otherwise noted in the program description, the remaining travel price is due no later than three weeks before the start of the vacation camp, but in no case before the expiration of the respective deadline specified in Section 8(f) of these terms and conditions. For bookings made after the expiration of the deadline applicable to the respective vacation camp as specified in Section 8(f), the entire travel price is due immediately.

Payments must be made to the Evangelical Lutheran Church District Youth Service Celle / Evangelical Lutheran Church District of Celle. The account information will be provided with the confirmation of participation, which serves as a payment request/invoice. The organizer requests that you be sure to include the camp number specified in the program description and the name of the participant(s) in the payment description. The organizer does not accept cash payments.

3. Contractual Services

The scope of the agreed-upon services, as well as the mutual rights and obligations, is set forth in the service description in the program brochure, any supplementary information on the organizer’s website, the details in the trip registration form, the confirmation of participation, and these Terms and Conditions of Registration and Participation.

4. Duty of Supervision/Duty to Cooperate on the Part of the Traveler

The organizer, as well as the leaders and supervisors of the vacation camp, are responsible for supervising minor participants within the framework of statutory provisions. The registrant is aware that, to the extent possible, precise knowledge of any special circumstances (e.g., illnesses, the need to take medication, special dietary requirements, swimming abilities, etc.) regarding the participants is required in advance; and therefore undertakes to provide the organizer with this information using the form provided by the organizer for this purpose. The organizer reserves the right to withdraw from the package tour contract if the registrant fails to submit this form fully completed, even after a grace period has been granted.

5. Changes to Services and Prices

After the contract is concluded, the organizer may make changes or deviations to individual services or obligations provided that these are not significant, do not impair the overall nature of the vacation program, or are otherwise reasonable for the participant(s).

The tour operator reserves the right to increase the advertised or agreed-upon tour price if the increase in the tour price results directly from any of the following events occurring after the contract is concluded:

a) an increase in the price of passenger transportation due to higher costs for fuel or other energy sources,

b) an increase in taxes and other charges for agreed-upon travel services, such as tourist taxes, port or airport fees, or

c) a change in the exchange rates applicable to the package tour in question.

In such cases, the tour price shall be increased to the extent that the increase in the aforementioned prices and price factors per person affects the tour price. Specifically, the increase is calculated as follows:

* For the sake of clarity, the term “vacation” will be used consistently throughout the following text.

a) In the case of an increase calculated per traveler, the tour operator may require the traveler to pay the respective amount of the increase.

b) In other cases, the additional transportation costs charged by the transportation company per mode of transportation are divided by the number of seats in the agreed-upon mode of transportation. The tour operator may require the traveler to pay the resulting increase per seat.

c) If taxes and fees in effect at the time the travel contract is concluded—such as port or airport fees—are increased for the tour operator, the travel price may be raised by the corresponding pro-rata amount.

d) In the event of a change in exchange rates after the travel contract is concluded, the travel price may be increased to the extent that the cost of the trip to the tour operator has risen as a result. The tour operator shall notify the registrant in writing of the exchange rate used in the calculation.

In the event of a change to a material travel service or an increase in the tour price, the tour operator must notify the registrant immediately, but no later than 20 days before departure; later changes are not permitted.

In the event of a material change to the travel services or an increase in the travel price of at least 8%, the traveler is entitled to withdraw from the package tour contract free of charge or to demand participation in a vacation package of at least equal value, provided the tour operator is able to offer such a package from its selection at no additional cost. The traveler must assert this right against the tour operator immediately upon receiving the tour operator’s notification.

The registrant may also demand a reduction in the travel price if and to the extent that changes in the aforementioned costs, taxes, fees, or exchange rates result in lower costs for the tour operator. If the registrant has paid more than the amount owed under these terms, the tour operator must refund the excess amount. Any administrative expenses incurred may be deducted from the refund amount; the organizer must provide proof of these expenses upon request.

Changes to services and prices must be communicated to the registrant clearly and comprehensibly on a durable medium.

6. Participation of a Substitute Traveler

The participant may be replaced by a third party up until the start of the vacation camp, provided that the substitute meets the specific travel requirements specified in the program description or established by the registration and that no legal provisions or official orders preclude the substitute’s participation. In this case, only a processing fee of EUR 20.00 will be charged. If the costs incurred by the organizer due to the rebooking to the substitute participant are higher—for example, because a service provider only allows cancellation and rebooking—these costs will be billed accordingly.

7. Withdrawal by the Registrant Before the Start of the Trip

The registrant may withdraw from the package tour contract at any time before the start of the vacation program; the withdrawal must be declared in writing. The date the organizer receives the notice of withdrawal is decisive. In the case of minors, the withdrawal must be declared by a legal guardian. Merely failing to pay the trip price does not constitute a notice of cancellation.

If the registrant cancels the package tour contract or if the participant does not show up for the vacation camp, the organizer may demand reasonable lump-sum compensation for the arrangements made and expenses incurred, taking into account any alternative use of the travel services. In the event of cancellation, this compensation amounts to:

a) For group bus trips (tour bus or minibus/van)

up to 31 days before departure: 5% of the trip price

up to 21 days before departure: 30% of the trip price

up to 14 days before departure: 50% of the trip price

up to 7 days before departure: 65% of the trip price

from 7 days prior to the start of the trip until the start of the trip: 80% of the trip price

and in the event of a no-show: 90% of the trip price.

b) For group air travel and group rail travel

Up to 31 days before departure: 20% of the trip price

Up to 21 days before departure: 35% of the trip price

Up to 14 days before departure: 50% of the trip price

Up to 7 days before departure: 65% of the trip price

from 7 days prior to the start of the trip: 80% of the trip price

and in case of no-show: 90% of the trip price.

c) For trips with independent travel to the departure point and other trips

Up to 31 days before the start of the trip: 5% of the trip price

Up to 21 days before the start of the trip: 20% of the tour price

up to 14 days before the start of the trip: 40% of the tour price

up to 7 days before the start of the trip: 50% of the tour price

from 7 days before the start of the trip until the start of the trip: 60% of the tour price

and in case of no-show: 90% of the tour price.

Both the registrant and the organizer reserve the right to prove that the organizer has not incurred any loss at all, or that the actual loss is less than or greater than the flat-rate compensation. Upon request by the registrant or the participant, the organizer is obligated to justify the amount of compensation.

The participant is aware that in the case of subsidized vacation camps, where the travel costs are not covered by the trip price alone, the loss incurred by the organizer in the event of cancellation may exceed the trip price paid by the registrant.

8. Withdrawal by the Organizer Before the Start of the Trip

The Organizer may withdraw from the package tour contract

a) if the person making the reservation fails to submit the participant information to the Organizer, regardless of the deadline set for this purpose and a written extension of at least one week.

b) up to one week after receiving the participant information, if it becomes apparent to the organizer that—for example, due to medical, health, educational, or supervisory reasons—the registered person’s participation poses an unacceptable risk to the participant in question, the other participants, or the organizer.

c) if the participant fails to attend the preparatory day(s) announced by the organizer without a sufficient excuse;

d) if the registrant or the participant fails to fulfill their contractual obligations, in particular if the travel price (deposit and balance) is not paid by the due date;

e) if, after the conclusion of the package tour contract, personal circumstances of the participant that are material to the supervision or conduct of the vacation trip come to light, and if these circumstances do not guarantee the orderly or safe conduct of the vacation program for the participant or the other participants;

f) up to

- 20 days before the start of the trip for trips lasting more than six days

- 7 days before the start of the trip for trips lasting at least two and no more than six days

- 48 hours before the start of the trip for trips lasting less than two days

if the minimum number of participants specified in the program description for the vacation camp in question is not reached.

The registrant is then entitled to request participation in a vacation camp of at least equal value if the organizer is able to offer such a camp from its selection at no additional cost.

In all other cases, the travel price already paid, if any, will be refunded in full; further claims by the registrant are excluded.

9. Cancellation in the Event of Unavoidable, Extraordinary Circumstances

If the conduct of the vacation camp is significantly impeded, jeopardized, or compromised as a result of unavoidable, extraordinary circumstances that could not have been foreseen at the time the contract was concluded (e.g., war, civil unrest, strikes, natural disasters, government orders, epidemics, pandemics, outbreaks of disease, etc.), both parties are entitled to terminate the travel contract. In this case, the organizer may demand compensation for services already provided or still to be provided to conclude the vacation camp. The organizer is obligated to take the necessary measures resulting from the cancellation of the contract, in particular, if the contract included return transportation, to arrange for the participant(s) to be transported back. The additional costs for return transportation shall be borne equally by the organizer and the registrant. In all other respects, the additional costs shall be borne by the registrant.

COVID-19 Clause

The organizer or the camp directors, as its authorized representatives, may withdraw from the concluded package tour contract without notice, even immediately prior to the start of the trip, if at that time there is reasonable suspicion of an acute illness related to a pandemic that cannot be ruled out by a negative result from a rapid antigen test or a PCR test (no self-tests!)

Should the organizer incur costs as a result of follow-up measures taken due to an illness related to a pandemic that was knowingly concealed by the registrant or the participant, the organizer reserves the right to bill the participant for the costs incurred.

10. Termination by the Organizer

The organizer or the camp leaders, as its authorized representatives, may terminate the package tour contract without notice if the participant disrupts the operation of the camp—regardless of any prior warning from camp management, except in particularly serious cases— a prior warning from the camp leadership, to such an extent that the organizer can no longer ensure its duty of supervision toward the participants of the summer camp or the continued smooth operation of the summer camp, or if the participant, despite a warning from the camp leadership, otherwise behaves in a manner contrary to the contract to such an extent that immediate termination of the package tour contract is justified.

The costs for the participant’s early return transportation following termination, as well as any other related costs, will be billed to the registrant or the legal guardian. In this case, the organizer retains the right to the full travel price; however, the value of any expenses saved—which the organizer recovers through a refund or other use of the unused services—must be deducted from this amount.

11. Insurance

The organizer has taken out accident and liability insurance for the participants for the duration of the vacation camp. However, the liability insurance only covers damages to third parties, not damages that participants inflict on one another, and applies only as a supplement to other existing insurance policies. There is no insurance coverage for claims arising from the loss or misplacement of any type of property. The organizer recommends that participants take out their own additional insurance coverage (travel cancellation, baggage, liability, international health insurance, etc.), if necessary, to mitigate the risks associated with registration for or participation in the vacation camp.

12. Passport and Visa Requirements

The organizer obliges to inform German citizens or citizens of the country in which the vacation camp is offered about applicable passport and visa requirements for travel abroad; for citizens of other countries, the relevant consulate will provide information. The registrant is personally responsible for complying with official requirements, customs and health regulations, and for obtaining the necessary travel documents, unless the organizer has expressly assumed this responsibility. The organizer is not liable for unforeseeable delays on the part of diplomatic missions in issuing travel documents or granting entry, unless such delays are attributable to the organizer’s own fault.

13. Liability of the Organizer

The Organizer’s contractual liability for damages incurred by the participant that are not bodily injuries is limited to three times the travel price, provided that such damage was not caused by the Organizer through its own fault or provided that the Organizer is liable for the damage solely due to the fault of a service provider. The organizer assumes no liability whatsoever for damages resulting from unavoidable, extraordinary circumstances, from culpably incorrect information provided in the trip registration, or from culpable violations by the participant(s) of instructions given by the trip leaders. Nor is the organizer liable for damages, illness, accidents, or loss of personal property caused by the participant’s negligent conduct.

Furthermore, the organizer is not liable for disruptions in services, personal injury, property damage, or financial loss in connection with services that are merely arranged as third-party services and are expressly identified as such in the service description.

14. Obligations of the Registrant and the Participant

If difficulties arise, each participant is obligated to do everything reasonable to help resolve them and to minimize any potential damage to all parties involved.

The participant is obligated to report complaints immediately to the local management of the vacation camp or to the organizer and to set a reasonable deadline for the issue to be resolved, unless resolution is impossible or is seriously refused by the management of the vacation camp or by the organizer, or unless immediate termination of the package tour contract is justified by a special interest of the participant. If a participant culpably fails to comply with this obligation, neither the participant nor the person who registered the participant is entitled to any claims in this regard.

The camp management is authorized and obligated to remedy the situation to the extent that this is possible and reasonable. Claims by the registrant for travel defects pursuant to §§ 651 i through j of the German Civil Code (BGB) are subject to a statute of limitations of two years from the contractually scheduled end of the camp.

15. Air Transportation

Pursuant to Regulation (EC) No. 2111/2005 of December 14, 2005, the organizer is required to inform the person making the reservation of the identity of the operating air carrier(s) at the time of booking. If the operating air carrier has not yet been determined at the time of booking, the registrant must initially be informed of the identity of the probable operating air carrier(s). As soon as the identity is definitively determined, the registrant will be notified accordingly. In the event of a change in the operating air carrier after booking, the registrant must be notified of the change as soon as possible. The list of airlines subject to an operating ban in the EU (“Community List”) can be found at www.lba.de.

16. Data Protection

The organizer guarantees the confidential handling of the registrant’s and participant’s data in accordance with legal provisions, as well as the deletion of such data once it is no longer necessary for the processing of the vacation program. Upon request, the organizer will inform the registrant which of their data is stored by the organizer. The use of data for advertising purposes or the disclosure of data to third parties without the registrant’s consent is prohibited, except to companies and individuals commissioned to provide services in connection with the vacation camp.

17. Final Provisions

The invalidity of individual provisions of the package tour contract or these Terms and Conditions of Registration and Participation shall not render the entire contract invalid.

The legal relationship between the contracting parties shall be governed exclusively by German law. The place of jurisdiction for the Evangelical Lutheran Church District Youth Service Celle / Evangelical Lutheran Church District of Celle is Celle.